Case Study - AMA Roma

L’adozione e lo sviluppo di un sistema informativo per la gestione della manutenzione dei veicoli su un parco di oltre duemila unità: il caso di AMA Roma

Azienda: AMA Roma
AMA s.p.A. di Roma è il più grande operatore in Italia nella gestione integrata dei servizi ambientali e, con 7.500 dipendenti, serve un bacino di utenza di quasi 3.300.000 persone. La flotta si compone di circa 2300 veicoli attivi, appartenenti a varie tipologie (compattatori a tre e a quattro assi, semirimorchi, minicompattatori, spazzatrici meccaniche, spazzatrici aspiranti, trattori stradali per semirimorchi, veicoli elettrici con vasca ribaltabile, etc).

La lunghezza totale delle strade raggiunte è di 3.370 km, mentre l’area di operatività si estende su una superficie di 1.285 kmq, da cui annualmente si raccolgono circa 1.780.000 tonnellate di rifiuti.

Partner: IB Software & Consulting
In quasi 30 anni di attività, IB, società italiana che produce e sviluppa software per la gestione tecnico-manutentiva, ha acquisito una profonda conoscenza delle aziende di igiene ambientale; l’esperienza maturata in questo settore ha consentito la realizzazione del Sistema Informativo di Manutenzione InfoPMS®, idoneo a supportare la gestione della manutenzione e della sicurezza di asset complessi caratteristici di queste realtà produttive, come le flotte di mezzi per la raccolta e lo spazzamento, gli impianti e il patrimonio immobiliare dell’azienda.

Prodotto: InfoPMS®
InfoPMS® è€ un software che gestisce l’intero flusso della manutenzione; ha struttura modulare, estremamente completo e configurabile, è costituito da moduli base ai quali possono essere aggiunti, anche in momenti successivi, dei moduli opzionali per gestire in modo efficace ed efficiente anche i più complessi aspetti connessi alle atti vitàdi manutenzione di grandi flotte o impianti di Aziende multi sede. Il sistema viene fornito con parte dei database già precaricati (lavori, anomalie, ecc.), consentendo quindi un avviamento della soluzione in tempi molto rapidi.
InfoPMS® è interfacciabile con i principali sistemi gestionali ERP presenti sul mercato.

IL PERCORSO INTRAPRESO ASSIEME

L’azienda AMA nel 2005 ha costituito una società di scopo dedicata specificatamente alla gestione del proprio parco mezzi. Uno degli obiettivi principali della società, denominata AMA Fleet Maintenance, era quello di efficientare i processi e ciò comportava giungere ad una gestione informatizzata della flotta, intesa come conoscenza della disponibilità o meno a svolgere il servizio, come tracciatura dettagliata di tutte le fasi di cui si compone il fermo veicolo e delle relati veresponsabilità. Le attività di Manutenzione svolte sono molto complesse e distribuite sul territorio, che vede la presenza di cinque officine centrali e cinque decentrate, una decina di stabilimenti e impianti, (tra autorimesse, depositi e magazzini) su un totale di settantasette sedi complessive.

Prima fase: l'inizio del progetto
Nell’ottica di definizione di un piano strategico che portasse la neonata società dedicata alla gestione della manutenzione ad operare al meglio, occorreva innanzitutto effettuare, partendo da un censimento della flotta strutturato e dalla sua puntuale localizzazione, la centralizzazione di tutte le informazioni utili sulla gestione dei mezzi. Parallelamente è emersa l’esigenza di gestire le numerose attività affidate all’esterno a fornitori terzi; occorreva definire dettagliatamente e puntualmente i preventivi, i consuntivi e in generale monitorare le attività in outsourcing da un punto di vista non solo amministrativo ma anche tecnico.
Quando nel novembre 2009, nel quadro di una riorganizzazione societaria dettata dal nuovo piano industriale, cambia nuovamente lo scenario e l’azienda AMA Fleet Maintenance viene incorporata nella capofila AMA, il nuovo direttore responsabile della flotta, Ing. Davide Ambrogi, già amministratore delegato di AMA FM, decide di mantenere l’utilizzo del sistema InfoPMS®. Il SIM (sistema informativo di manutenzione) di IB, entra così ufficialmente nel progetto architetturale dei sistemi informativi della società e ne diventa cardine per lo scambio di informazioni fra le varie funzioni aziendali (manutenzione, servizio, magazzino, etc.) e le varie sedi logistiche.

Seconda fase: introduzione di nuove funzionalità
Una volta realizzato il processo di informatizzazione di tutte le sedi, sono state introdotte nuove funzionalità che hanno avuto un impatto molto forte, considerando che gli utenti del sistema InfoPMS® sono oltre 600 ed operano distribuiti nei numerosi siti, tra officine e rimesse, dislocati nei vari distretti romani coinvolti nel processo manutentivo. Tutti gli operatori di manutenzione hanno cambiato radicalmente il modo di far circolare le informazioni, iniziando ad utilizzare il sistema come supporto alle proprie attività quotidiane, eliminando progressivamente l’uso di fax, email, note cartacee, etc. Un altro importante cambiamento è stato l’introduzione della richiesta di intervento via web, che ha dato la possibilità a tutti gli utenti interni (da chi effettua il rimessaggio dei mezzi a chi opera nelle officine di manutenzione) di poter creare la richiesta di intervento (RDI) sul SIM direttamente dal proprio computer, definendo la tipologia di guasto e eventualmente attribuendo uno “stato” logico del mezzo (disponibile o indisponibile) e tenendo monitorato lo stato di avanzamento dell’evasione delle richieste.
La principale esigenza di questa seconda fase di implementazione del progetto era quella di ottenere la conoscenza dello stato di disponibilità o di fermo dei mezzi in tempo reale, con dati puntuali, veritieri e analitici.
A fronte delle dichiarazioni di indisponibilità dei mezzi da parte delle rimesse/zone, l’ufficio tecnico, per ottenere l’auspicato miglioramento, doveva analizzare nel dettaglio le varie fasi di cui si compone un fermo macchina (attesa diagnosi, attesa ricambi, attesa ritiro presso la propria officina o l’officina dei fornitori, etc.), giungendo alla tracciatura dell’intero processo.
Il problema dell’indisponibilità collegata al fermo macchina, è un problema annoso e difficilmente risolvibile perché coinvolge soggetti appartenenti a funzioni aziendali diverse, mossi nel proprio operare da moti vazioni differenti, ad esempio chi si occupa dell’erogazione del servizio, dell’officina o del magazzino.
L’impatto dell’evoluzione del sistema sull’organizzazione è stato ancora più forte dal momento in cui anche i fornitori esterni hanno avuto l’accesso al sistema per inserire il dettaglio delle attività da loro svolte sui veicoli, e decretarne così il cambiamento di stato, da fermo a disponibile. Tale processo di tracciatura, oltre a produrre un miglioramento delle performance (chiudendo il cerchio del processo di riparazione del veicolo), si è rivelato strategico per la gestione e misurazione dei fornitori esterni. Successivamente è stato svolto il lavoro che riguarda l’interfacciamento del sistema contabile con informazioni lato acquisti e materiali (prelievi magazzino, etc.); ciò ha implicato un’ulteriore fase di integrazione di dati che prima risiedevano unicamente nella gestione amministrativa aziendale, consentendo il proseguo delle attività di informatizzazione nella maniera più completa e più integrata possibile.

Terza fase: i lavori in corso e gli sviluppi futuri
Da settembre 2010 è iniziata una nuova fase che vede, tra i progetti in corso, la gestione della manutenzione programmata, l’ottimizzazione dei contratti di full-service (elaborazione informatizzata dei dati anche per quanto riguarda le penali da applicare ai fornitori in caso di mancato rispetto delle scadenze), nuove funzionalità relative ai dati amministrativi dei mezzi (bollo, assicurazione, revisioni, etc.), la gestione dei sinistri e il cruscotto direzionale di monitoraggio real time della flotta.

Parla l’Ing. Davide Ambrogi, Direttore Infrastrutture Logistica e Cimiteri di AMA Roma: “Il percorso iniziato per l’organizzazione della gestione delle flotte ha portato a numerosi progressi, efficientamenti e soddisfazione. Tali risultati sono stati raggiunti grazie alla collaborazione delle persone che sono state pronte a recepire i miglioramenti apportati dalla direzione tecnica e dai fornitori. Grazie al sistema InfoPMS® e alla collaborazione con IB abbiamo avuto l’opportunità di operare, pur con le nostre difficoltà legate alla complessità aziendale, con un sistema capace di introdurre nuovi miglioramenti nel tempo, assecondando il consolidamento delle procedure in seno all’organizzazione e rispondendo alle nuove necessità con strumenti pensati e confi gurati per una realtà complessa come quella romana”.

 Davide Ambrogi
Direttore Infrastrutture Logistica e Cimiteri AMA
Tiziano Suppa
Responsabile Ingegneria e Pianifi cazione Area Logistica AMA
Arcangelo Notarfonso
Responsabile Staff Infrastrutture Logistica e Cimiteri AMA
Federico Cecchi
Industrial and Utilities Department IB
Caterina Cerrini
Ufficio stampa e Comunicazione IB